Anbei Sende Ich Ihnen Die Unterschriebenen Unterlagen Zurück

Kennen Sie das Gefühl, wenn Sie einen wichtigen Brief oder eine E-Mail erhalten, der/die mit einer kryptischen Floskel endet? "Anbei sende ich Ihnen die unterschriebenen Unterlagen zurück." Was bedeutet das genau? Warum ist es wichtig, und wie kann man diese Floskel richtig verstehen und verwenden? In diesem Artikel wollen wir dieses Thema genauer beleuchten und Ihnen helfen, sich in der Welt der formellen Korrespondenz sicherer zu bewegen.

Was bedeutet "Anbei sende ich Ihnen die unterschriebenen Unterlagen zurück" wirklich?

Die Formulierung "Anbei sende ich Ihnen die unterschriebenen Unterlagen zurück" ist eine Standardfloskel im deutschen Geschäftsverkehr. Sie wird verwendet, um anzuzeigen, dass der Absender zuvor erhaltene Dokumente, die er oder sie unterschrieben hat, an den ursprünglichen Sender zurückschickt. Das Wort "anbei" bedeutet so viel wie "beigefügt" oder "im Anhang".

Die Floskel ist wichtig, weil sie den Abschluss eines bestimmten Prozesses signalisiert, beispielsweise eines Vertragsabschlusses oder einer Genehmigung. Sie zeigt an, dass die erforderlichen Unterschriften geleistet wurden und die Dokumente nun offiziell sind. Das ist besonders relevant in Bereichen wie Recht, Finanzen und Verwaltung.

Die einzelnen Bestandteile der Formulierung erklärt:

"Anbei": Wie bereits erwähnt, bedeutet dies, dass die Dokumente dem Brief oder der E-Mail beigefügt sind. Im digitalen Zeitalter meint dies meistens einen Anhang.
"Sende ich Ihnen": Hier wird der Akt des Zurücksendens der Dokumente ausgedrückt. Es ist eine höfliche Form der Mitteilung.
"Die unterschriebenen Unterlagen": Dieser Teil bezieht sich spezifisch auf Dokumente, die zuvor an den Absender gesendet wurden und von ihm oder ihr unterschrieben wurden.
"Zurück": Dieser Zusatz betont, dass es sich um eine Rücksendung handelt, was impliziert, dass die Dokumente zuvor vom Empfänger an den Sender übermittelt wurden.

Warum ist diese Formulierung so wichtig?

Diese Formulierung ist aus mehreren Gründen wichtig:

Klarheit: Sie schafft Klarheit darüber, welche Dokumente zurückgesendet werden und dass diese bereits unterzeichnet wurden. Das minimiert Missverständnisse und Rückfragen.
Formalität: Sie signalisiert ein gewisses Maß an Formalität, was besonders in geschäftlichen oder rechtlichen Kontexten wichtig ist. Die Verwendung solcher standardisierten Floskeln zeigt Professionalität.
Dokumentation: Sie dient als Dokumentation dafür, dass die Dokumente zurückgesendet wurden. In Kombination mit dem Datum und der Uhrzeit der E-Mail kann dies im Streitfall von Bedeutung sein.
Effizienz: Sie spart Zeit und Mühe, da der Empfänger sofort weiß, was er/sie erwarten kann und nicht erst lange suchen muss.

Alternativen zu "Anbei sende ich Ihnen die unterschriebenen Unterlagen zurück"

Obwohl die Formulierung weit verbreitet ist, gibt es auch einige Alternativen, die je nach Kontext passender sein können:

"Im Anhang finden Sie die unterschriebenen Unterlagen.": Diese Formulierung ist etwas moderner und direkter.
"Ich habe die Unterlagen unterschrieben und füge sie dieser E-Mail bei.": Diese Formulierung ist noch direkter und vermeidet das Wort "anbei".
"Die unterzeichneten Dokumente sind beigefügt.": Eine kurze und prägnante Variante.
"Wie gewünscht sende ich Ihnen die unterzeichneten Dokumente zurück.": Diese Variante betont, dass die Rücksendung auf Wunsch des Empfängers erfolgt.

Die Wahl der Formulierung hängt oft vom Grad der Formalität und der persönlichen Präferenz ab. In sehr formellen Kontexten ist die Standardformulierung "Anbei sende ich Ihnen die unterschriebenen Unterlagen zurück" in der Regel die sicherste Wahl.

Beispiele für die Verwendung der Formulierung

Um die Verwendung der Formulierung besser zu veranschaulichen, hier einige Beispiele:

Beispiel 1 (Vertragsabschluss):
"Sehr geehrte Frau Müller,

anbei sende ich Ihnen die unterschriebenen Vertragsunterlagen zurück. Ich freue mich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann"
Beispiel 2 (Genehmigung):
"Sehr geehrter Herr Schmidt,

anbei sende ich Ihnen die unterschriebenen Genehmigungsunterlagen zurück. Bitte lassen Sie mir zukommen, sobald die Genehmigung erteilt wurde.

Mit freundlichen Grüßen,
Anna Beispiel"
Beispiel 3 (Formular):
"Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei sende ich Ihnen die unterschriebenen Formulare zurück. Ich hoffe, die Angaben sind vollständig. Sollten Sie noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
Peter Fragezeichen"

Tipps für eine korrekte Verwendung

Um sicherzustellen, dass Sie die Formulierung korrekt und effektiv verwenden, beachten Sie folgende Tipps:

Korrekte Rechtschreibung und Grammatik: Achten Sie auf die korrekte Schreibweise und Grammatik. Fehlerhafte Formulierungen können unprofessionell wirken.
Passende Anrede: Verwenden Sie eine passende Anrede, die dem Kontext entspricht. In formellen Schreiben ist eine Anrede wie "Sehr geehrte Frau/Herr [Nachname]" üblich.
Klare Betreffzeile: Formulieren Sie eine klare Betreffzeile, die den Inhalt der E-Mail oder des Briefes zusammenfasst. Zum Beispiel: "Rücksendung unterschriebener Vertragsunterlagen".
Vollständige Dokumente: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente beigefügt sind und dass diese vollständig und korrekt ausgefüllt wurden.
Dateiformat: Verwenden Sie ein gängiges Dateiformat für die Anhänge, wie z.B. PDF. Dies stellt sicher, dass der Empfänger die Dokumente problemlos öffnen kann.
Datei-Benennung: Benennen Sie die Anhänge sinnvoll, damit der Empfänger sie leicht identifizieren kann. Zum Beispiel: "Vertrag_Mustermann_Unterschrieben.pdf".
Kontrollieren Sie die Anhänge: Vor dem Absenden überprüfen Sie nochmals, ob die richtigen Dokumente angehängt wurden.
Bestätigung anfordern: In wichtigen Fällen können Sie eine Lesebestätigung anfordern, um sicherzustellen, dass der Empfänger die E-Mail erhalten und die Anhänge geöffnet hat.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Auch bei einer so einfachen Formulierung können Fehler auftreten. Hier sind einige häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden können:

Fehler 1: Vergessen, die Anhänge beizufügen: Dies ist der häufigste Fehler. Überprüfen Sie vor dem Absenden immer, ob die Anhänge tatsächlich beigefügt wurden. Eine kurze Notiz im Text wie "Die Dokumente finden Sie im Anhang" kann auch helfen, dies zu überprüfen.
Fehler 2: Falsche Dokumente anhängen: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Dokumente anhängen. Verwechseln Sie beispielsweise nicht verschiedene Versionen eines Vertrags.
Fehler 3: Unvollständige Dokumente zurücksenden: Überprüfen Sie, ob alle Seiten des Dokuments unterschrieben sind und ob alle erforderlichen Informationen ausgefüllt wurden.
Fehler 4: Unprofessionelle Sprache: Vermeiden Sie umgangssprachliche Ausdrücke oder unpassende Formulierungen. Bleiben Sie professionell und formell.
Fehler 5: Schlechte Lesbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die Unterschriften und die ausgefüllten Informationen gut lesbar sind. Verwenden Sie beispielsweise einen dunklen Stift für die Unterschrift und schreiben Sie deutlich.

Die Bedeutung von Höflichkeit in der Korrespondenz

Unabhängig davon, ob Sie die Formulierung "Anbei sende ich Ihnen die unterschriebenen Unterlagen zurück" oder eine Alternative verwenden, ist es wichtig, immer höflich zu sein. Eine höfliche Sprache und ein freundlicher Ton tragen dazu bei, positive Beziehungen aufzubauen und Missverständnisse zu vermeiden.

Hier sind einige Tipps für eine höfliche Korrespondenz:

Verwenden Sie eine höfliche Anrede und Verabschiedung: Beginnen Sie Ihre E-Mail oder Ihren Brief mit einer höflichen Anrede und beenden Sie ihn mit einer freundlichen Verabschiedung, wie z.B. "Mit freundlichen Grüßen".
Bedanken Sie sich für die Zusammenarbeit oder die Unterstützung: Wenn Sie eine Leistung oder Unterstützung erhalten haben, bedanken Sie sich dafür.
Seien Sie respektvoll: Vermeiden Sie beleidigende oder abwertende Äußerungen. Behandeln Sie Ihren Gesprächspartner mit Respekt.
Reagieren Sie zeitnah: Beantworten Sie E-Mails und Briefe so schnell wie möglich. Eine schnelle Reaktion zeigt, dass Sie die Zeit und Mühe des Absenders wertschätzen.
Bieten Sie Hilfe an: Wenn Sie helfen können, bieten Sie Ihre Hilfe an.

Zusammenfassung und Fazit

Die Formulierung "Anbei sende ich Ihnen die unterschriebenen Unterlagen zurück" ist ein wichtiger Bestandteil der formellen deutschen Korrespondenz. Sie signalisiert den Abschluss eines Prozesses und schafft Klarheit über die zurückgesendeten Dokumente. Obwohl es Alternativen gibt, ist die Standardformulierung in vielen Kontexten die sicherste Wahl.

Indem Sie die Bedeutung der Formulierung verstehen, die Tipps zur korrekten Verwendung beachten und häufige Fehler vermeiden, können Sie Ihre professionelle Kommunikation verbessern und sicherstellen, dass Ihre Botschaften klar und effektiv ankommen. Denken Sie daran, immer höflich und respektvoll zu sein, um positive Beziehungen aufzubauen und zu pflegen. In diesem Sinne: viel Erfolg bei Ihrer nächsten Korrespondenz!