Wie Telefonisch Besprochen Sende Ich Ihnen Im Anhang

Haben Sie das auch schon erlebt? Ein wichtiges Telefonat mit einem Kunden, einem Kollegen oder einem Dienstleister. Alles besprochen, alle Details geklärt – und dann vergessen Sie die E-Mail mit den versprochenen Anhängen zu senden. Oder schlimmer noch: Sie senden sie, aber der Anhang fehlt! Eine frustrierende Situation für beide Seiten, die leicht vermieden werden kann.

In diesem Artikel wollen wir uns genauer ansehen, was die Phrase "Wie telefonisch besprochen sende ich Ihnen im Anhang" wirklich bedeutet, wie man sie effektiv einsetzt und welche Stolpersteine lauern können. Wir zeigen Ihnen bewährte Praktiken und geben Ihnen praktische Tipps, damit Ihre E-Mail-Kommunikation reibungsloser und professioneller wird.

Die Bedeutung von "Wie telefonisch besprochen sende ich Ihnen im Anhang"

Diese Formulierung ist mehr als nur eine Höflichkeitsfloskel. Sie dient als Brücke zwischen dem persönlichen Gespräch und der schriftlichen Bestätigung. Sie signalisiert dem Empfänger:

• Dass Sie sich an das Telefonat erinnern.
• Dass Sie Ihre Zusagen einhalten.
• Dass die angehängten Dokumente relevant für das Gespräch sind.

Die Phrase schafft also Klarheit und Vertrauen. Sie ist besonders wichtig, wenn es um komplexe Sachverhalte, Vereinbarungen oder wichtige Informationen geht.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Obwohl die Formulierung an sich einfach ist, gibt es einige Fehler, die immer wieder passieren:

Der fehlende Anhang

Der Klassiker! Studien zeigen, dass ein signifikanter Prozentsatz der E-Mails mit der Ankündigung eines Anhangs tatsächlich ohne Anhang versendet wird. Eine Untersuchung von Mailjet ergab, dass **bis zu 20% aller E-Mails** mit derartigen Ankündigungen den Anhang vergessen. Das ist nicht nur peinlich, sondern kann auch zu erheblichen Verzögerungen und Missverständnissen führen.

Lösung:

• Prüfen, prüfen, prüfen! Bevor Sie auf "Senden" klicken, vergewissern Sie sich, dass der Anhang wirklich angefügt ist.
• Nutzen Sie Funktionen zur Erinnerung: Viele E-Mail-Programme bieten mittlerweile Funktionen, die Sie warnen, wenn Sie in der E-Mail von einem Anhang sprechen, aber keinen angefügt haben.

Unklare Betreffzeile

Die Betreffzeile sollte präzise und aussagekräftig sein. Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen wie "Dokumente" oder "Unterlagen". Stattdessen sollten Sie konkret benennen, was der Empfänger erwarten kann.

Beispiele:

• "Wie telefonisch besprochen: Angebot für Webdesign"
• "Protokoll unseres Gesprächs vom 16.05.2024 (inkl. Anhänge)"
• "Vertragsentwurf zur Prüfung (wie telefonisch besprochen)"

Fehlende Kontextinformationen

Gehen Sie nicht davon aus, dass der Empfänger sich an alle Details des Telefonats erinnert. Fassen Sie die wichtigsten Punkte kurz zusammen, bevor Sie auf den Anhang verweisen.

Beispiel:

"Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

wie telefonisch besprochen sende ich Ihnen im Anhang den aktualisierten Projektplan und die Präsentation für das morgige Meeting. Wir hatten vereinbart, dass wir die Meilensteine nochmals genauer betrachten und die Ressourcenplanung optimieren. Bitte werfen Sie einen Blick darauf, damit wir morgen eine fundierte Entscheidung treffen können.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]"

Unpassende Dateinamen

Vermeiden Sie kryptische Dateinamen, die niemand zuordnen kann. Benennen Sie die Dateien klar und verständlich, idealerweise mit Datum und Versionsnummer.

Beispiel:

• Statt "Dok1.pdf" besser: "Angebot_Webdesign_20240517_v2.pdf"

Zu große Dateien

Achten Sie auf die Dateigröße. Sehr große Dateien können zu Problemen beim Empfänger führen (volle Postfächer, lange Downloadzeiten). Komprimieren Sie die Dateien oder nutzen Sie einen Cloud-Dienst (z.B. WeTransfer, Dropbox), um sie zu teilen.

Bewährte Praktiken für eine effektive E-Mail-Kommunikation

Neben der Vermeidung der oben genannten Fehler gibt es noch weitere Tipps, die Ihre E-Mail-Kommunikation verbessern können:

Persönliche Anrede

Vermeiden Sie unpersönliche Anreden wie "Sehr geehrte Damen und Herren". Sprechen Sie den Empfänger direkt mit Namen an.

Klare und präzise Sprache

Formulieren Sie sich kurz und prägnant. Vermeiden Sie lange, verschachtelte Sätze und unnötigen Jargon.

Call-to-Action

Sagen Sie dem Empfänger klar, was Sie von ihm erwarten. Soll er das Dokument prüfen, Feedback geben, etwas unterschreiben? Machen Sie es deutlich!

Professionelle Signatur

Eine professionelle E-Mail-Signatur mit Ihren Kontaktdaten ist ein Muss. Sie vermittelt Seriosität und erleichtert dem Empfänger die Kontaktaufnahme.

Schnelle Antwortzeiten

Bemühen Sie sich, E-Mails zeitnah zu beantworten. Eine schnelle Reaktion zeigt, dass Sie den Empfänger wertschätzen und seine Anliegen ernst nehmen. Eine Studie von SuperOffice zeigt, dass Kunden **schnelle Reaktionszeiten** als einen der wichtigsten Aspekte des Kundenservice betrachten.

Alternativen zur Formulierung "Wie telefonisch besprochen sende ich Ihnen im Anhang"

Obwohl die Formulierung gängig ist, gibt es auch einige Alternativen, die je nach Kontext passender sein können:

• "Gemäß unserem Telefonat vom [Datum] erhalten Sie im Anhang..."
• "Anbei finden Sie, wie besprochen,..."
• "Wie vereinbart sende ich Ihnen im Anhang..."
• "Ergänzend zu unserem Gespräch vom [Datum] sende ich Ihnen..."

Wählen Sie die Formulierung, die am besten zum Stil Ihrer Kommunikation und zum Verhältnis zum Empfänger passt.

Fazit

Die Formulierung "Wie telefonisch besprochen sende ich Ihnen im Anhang" ist ein wichtiges Element der professionellen E-Mail-Kommunikation. Sie dient als Brücke zwischen dem persönlichen Gespräch und der schriftlichen Bestätigung und schafft Klarheit und Vertrauen. Indem Sie häufige Fehler vermeiden und bewährte Praktiken anwenden, können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation deutlich verbessern und sicherstellen, dass Ihre Botschaften ankommen.

Denken Sie daran: Prüfen Sie immer, ob der Anhang wirklich angefügt ist! Diese einfache Maßnahme kann Ihnen viel Ärger und peinliche Situationen ersparen.